L’art. 1130 c.c., n. 8, obbliga l’amministratore a conservare tutta la documentazione relativa alla propria gestione, sia quella riferibile ai rapporti con i condomini sia quella sullo stato tecnico e amministrativo dell’edificio. L’art. 1130-bis c.c. aggiunge una regola specifica per la contabilità: le scritture e i documenti giustificativi devono essere conservati per dieci anni dalla data della relativa registrazione. Restano inoltre da rispettare i termini previsti dalle norme fiscali per i documenti legati agli obblighi tributari del condominio.
I documenti appartengono al condominio e non all’amministratore. Alla cessazione dell’incarico egli deve consegnare al successore tutta la documentazione in suo possesso relativa al condominio e ai singoli condomini (art. 1129 c.c., comma 8). Registri, verbali, contratti, certificazioni degli impianti, pratiche edilizie e fiscali formano l’archivio che garantisce continuità alla gestione; la conservazione può avvenire anche in forma digitale, nel rispetto della normativa sulla protezione dei dati personali.
Esempio: la fattura del rifacimento del tetto registrata nel marzo 2026 va conservata almeno fino al marzo 2036, ma la documentazione dei lavori serve anche oltre, per garanzie e detrazioni fiscali. Nei dubbi sui termini fiscali conviene sentire un commercialista.