L’art. 1136, ultimo comma, c.c. prescrive che di ogni riunione dell’assemblea sia redatto un processo verbale, da trascrivere nel registro tenuto dall’amministratore. Il verbale prova lo svolgimento della riunione e consente di verificare la validità delle decisioni: deve indicare data, luogo e ora, gli intervenuti di persona o per delega con i rispettivi millesimi, la verifica del quorum, gli argomenti trattati, il testo delle delibere e l’esito di ciascuna votazione, con l’indicazione di favorevoli, contrari e astenuti, necessaria per calcolare le maggioranze e per stabilire chi può impugnare. Le brevi dichiarazioni dei condomini che ne fanno richiesta vanno annotate nel registro (art. 1130, n. 7, c.c.).
Per le assemblee in videoconferenza l’art. 66, sesto comma, disp. att. c.c. stabilisce che il verbale, redatto dal segretario e sottoscritto dal presidente, sia trasmesso all’amministratore e a tutti i condomini con le stesse formalità della convocazione. Per gli assenti il termine di trenta giorni per impugnare decorre dalla comunicazione del verbale. Esempio: un verbale che riporta solo «approvato a maggioranza», senza nomi e millesimi, rende difficile dimostrare che la maggioranza richiesta sia stata raggiunta.