Il codice civile non disciplina in modo generale le figure del presidente e del segretario dell’assemblea condominiale, che derivano dalla prassi, dai regolamenti di condominio e dalla giurisprudenza; vengono menzionati espressamente solo dall’art. 66, sesto comma, disp. att. c.c., secondo cui nelle assemblee in videoconferenza il verbale è redatto dal segretario e sottoscritto dal presidente. Di solito sono nominati dai presenti all’apertura dei lavori, salvo che il regolamento preveda criteri diversi.
Il presidente verifica la regolarità della convocazione, accerta il quorum costitutivo e la validità delle deleghe, dirige la discussione secondo l’ordine del giorno, mette ai voti le proposte e proclama il risultato. Il segretario redige il verbale con presenti, millesimi, sintesi della discussione, esito delle votazioni e dichiarazioni di chi chiede di farle annotare. Spesso la funzione di segretario viene affidata all’amministratore, che non vota e non può ricevere deleghe. La sottoscrizione del verbale da parte di entrambi ne attesta il contenuto, ma non sana eventuali vizi della delibera. Esempio: il presidente rileva che un delegato porta più deleghe di quelle consentite e lo fa annotare prima di procedere al voto.