Alla cessazione dell’incarico, per qualunque causa, l’art. 1129, ottavo comma, c.c. obbliga l’amministratore uscente a consegnare tutta la documentazione in suo possesso relativa al condominio e ai singoli condomini. In concreto si tratta dei registri previsti dall’art. 1130, n. 6 e n. 7, c.c. (anagrafe condominiale, verbali, nomina e revoca, contabilità), dei rendiconti con i giustificativi di spesa, dei contratti in corso, delle polizze, della documentazione tecnica degli impianti e delle pratiche fiscali. Va anche organizzato il trasferimento dei poteri di firma sul conto corrente condominiale.
La consegna è di solito accompagnata da un verbale firmato da entrambi gli amministratori, che elenca quanto passato di mano e fotografa la situazione di cassa, i debiti verso fornitori e i crediti verso condomini morosi. Se l’uscente non consegna, il nuovo amministratore può agire in giudizio per conto del condominio, se necessario con un procedimento d’urgenza.
Esempio: il nuovo amministratore riceve i faldoni delle ultime gestioni, l’estratto conto alla data di cessazione e l’elenco delle quote non pagate, e lo verifica prima di convocare la prima assemblea. In caso di contestazioni è opportuno affidarsi a un avvocato.