I giustificativi di spesa sono i documenti che provano ogni movimento registrato nella contabilità: fatture dei fornitori, ricevute, contratti, buste paga del portiere, quietanze, modelli F24, estratti del conto corrente condominiale. L’art. 1130-bis c.c. riconosce ai condomini e ai titolari di diritti reali o di godimento sulle unità il diritto di prenderne visione in ogni tempo e di estrarne copia a proprie spese. L’amministratore deve conservarli per dieci anni dalla data della registrazione.
Il diritto di accesso non richiede motivazione, ma va esercitato in modo da non ostacolare l’attività dell’amministratore, di norma concordando modi e tempi. Anche l’inquilino, prima di pagare gli oneri accessori al proprietario, ha diritto di vedere i documenti giustificativi delle spese (art. 9 legge 392/1978). Il controllo dei giustificativi è lo strumento principale per verificare un rendiconto prima di votarlo, eventualmente con l’aiuto del consiglio di condominio o di un revisore.
Esempio: prima dell’assemblea un condomino chiede di vedere le fatture dell’impresa di giardinaggio; l’amministratore fissa un appuntamento e fornisce le copie richieste, addebitandone il costo.