L’art. 71-ter disp. att. c.c., introdotto dalla riforma del 2012, prevede che, su richiesta dell’assemblea adottata con la maggioranza dell’art. 1136, secondo comma, c.c., cioè la maggioranza degli intervenuti che rappresenti almeno metà del valore dell’edificio, l’amministratore sia tenuto ad attivare un sito internet del condominio. Il sito deve consentire agli aventi diritto di consultare ed estrarre copia in formato digitale dei documenti indicati nella delibera, come verbali, rendiconti, preventivi, contratti o regolamento. Le spese di attivazione e di gestione sono poste a carico dei condomini.
La norma non impone una tecnologia specifica: nella prassi si usa un’area riservata con credenziali personali, spesso integrata nel software gestionale dell’amministratore. Poiché vi circolano dati personali, l’accesso deve essere limitato agli aventi diritto e i contenuti devono rispettare i principi di necessità e minimizzazione del GDPR, evitando di pubblicare dati non indispensabili. Esempio: l’assemblea delibera l’attivazione del portale e stabilisce che vi siano caricati verbali, rendiconti annuali e contratti di manutenzione, mentre i documenti relativi alle posizioni debitorie individuali restano consultabili solo dal diretto interessato.