Il condominio ricorre a fornitori per i servizi ricorrenti: pulizie, manutenzione dell’ascensore, conduzione dell’impianto termico e terzo responsabile, verde, disinfestazione, energia, acqua, assicurazione. Rientrando nella gestione ordinaria, la stipula e l’esecuzione di questi contratti spettano all’amministratore, che riscuote i contributi ed eroga le spese per i servizi comuni (art. 1130, n. 3, c.c.), entro i limiti del bilancio preventivo approvato dall’assemblea. Per contratti di durata pluriennale o di importo rilevante è prassi, e spesso previsto dal regolamento, sottoporre la scelta all’assemblea.
Una buona gestione richiede contratti scritti con oggetto, prezzo, durata, rinnovo e modalità di disdetta chiari; fatture intestate al condominio con il suo codice fiscale; pagamenti tracciati dal conto corrente condominiale (art. 1129, settimo comma, c.c.); applicazione della ritenuta del 4% dove dovuta; conservazione dei giustificativi (art. 1130, n. 8, c.c.). L’amministratore deve anche controllare che il servizio sia reso come pattuito e segnalare in tempo gli inadempimenti.
Esempio: un contratto di pulizie con rinnovo tacito triennale e preavviso di disdetta di sei mesi va annotato in uno scadenzario, così da poterlo rinegoziare prima che si rinnovi. Per i profili fiscali è utile il parere di un commercialista.