Per la convocazione dell’assemblea l’art. 66, terzo comma, disp. att. c.c. indica quattro mezzi: posta raccomandata, posta elettronica certificata, fax e consegna a mano. La loro funzione è dare prova della ricezione e della data, perché da essa dipendono il rispetto del termine di cinque giorni e la validità delle delibere. La PEC ha valore legale se inviata a un indirizzo PEC del destinatario; la posta elettronica ordinaria, i messaggi istantanei e l’affissione in bacheca non compaiono nell’elenco e, usati per convocare, espongono le delibere a contestazioni. La consegna a mano va documentata con una firma per ricevuta.
Altre norme richiedono forme specifiche: la variazione dei dati dell’anagrafe va comunicata per iscritto entro sessanta giorni e l’amministratore sollecita con raccomandata (art. 1130, n. 6, c.c.); il dissenso dalle liti si esprime con atto notificato (art. 1132 c.c.); il verbale va comunicato agli assenti, e dalla ricezione decorre il termine per impugnare. Per i messaggi informativi il regolamento o l’assemblea possono prevedere canali più rapidi, come email o portale. Esempio: il condomino che comunica all’amministratore un nuovo indirizzo PEC può ricevere da quel momento le convocazioni con questo mezzo.